Szkennelés és archiválás

Sok papíralapú dokumentumot kap ügyfeleitől, üzleti partnereitől?

Tartsa szem előtt valamennyit! Mi érkezésükkor beszkenneljük azokat, Ön pedig egy elektronikus adatbázisban bármikor hozzáférhet dokumentumaihoz.

A feldolgozott dokumentumokból kivonatot is készítünk, és a könnyű hozzáférés érdekében mindezeket a vállalata számára létrehozott produktív központban tároljuk. Minden eredeti dokumentumot manuálisan is archiválunk.

Mindig egyéni megközelítés

A szkennelési központot és a technológiát úgy alakítjuk ki, hogy kielégítse vállalata valós üzleti igényeit. Az így létrejött rendszer vállalata belső folyamatainak része lesz.

Melyek a szolgáltatás fő előnyei?

  • Összetettség: mindenről mi gondoskodunk a tervezéstől a kivitelezésen át a központ működtetéséig. A mi feladatunk a dokumentumok összegyűjtése, a szkennelés, az indexálás és az archiválás.
  • Gyorsaság: egy digitális adatbázis nagyban elősegíti a vállalaton belüli dokumentumkezelést. A munkavállalóknak nem kell a papíralapú dokumentumra várniuk, így hamarabb elvégezhetik feladatukat.
  • Elérhetőség: a szkennelt dokumentum további munkavállalók számára is elérhetővé válik, akár Budapesten, akár Prágában vagy New Yorkban dolgoznak.
  • Tanácsadás: a mi feladatunk meghatározni, hogy melyik dokumentumot, milyen indexek és beállítás használatával érdemes szkennelni. 

Az első lépés a dokumentumok összegyűjtése, a következő pedig a digitalizálás. Ezt követően a dokumentumokat indexekkel látjuk el, és elküldjük a belső informatikai rendszerekhez. A dokumentumok eredetijét archiváljuk.

A szolgáltatás lényege

Szolgáltatásunk vállalata belső folyamataira és aktuális igényeire épül. A szolgáltatást a későbbiekben mindig a piacán vagy a vállalatában bekövetkező változásokhoz igazítjuk.

A központ létrehozása

Beszerzünk és telepítünk minden szükséges technológiát és szoftvert. Azokat konfiguráljuk, kipróbáljuk, majd betanítjuk a munkavállalókat a használatukra. Ezt követően szervizelési szolgáltatást nyújtunk.

Napi működés

Hosszú távon nyomon követünk minden aktivitást: mi gondoskodunk a dokumentumok összegyűjtéséről, a szkennelésről, az indexálásról és az archiválásról.

Rendszeres jelentés

Havonta részletes jelentést készítünk a felhasznált szolgáltatásokról, így Ön bármikor képet kaphat a dokumentumaival kapcsolatos tevékenységekről.