Elektronikus dokumentumkezelés - Részletes információk
BrightDoc szoftverünk az elektronikus dokumentumkezelést és a nyomtatási megrendelések kezelését segíti. Korszerű eszközt kínál azon ügyfeleink számára, akik kis formátumú dokumentumok és kiadványok rendszeres előállítását igénylik. Funkciói között megtalálható az ügyfél dokumentumainak web alapú archívumba rendezése, a dokumentumok megtekintése, a nyomtatások megrendelése és azok szükség szerinti frissítése. Ezenfelül a BrightDoc irányítja a felhasználói és a szétküldési címeket tartalmazó adatbázisokat, ami a napi használatot hatékonnyá és felhasználóbaráttá teszi.
A rendszer beállítása
Először létrehozunk egy egyedi igényre szabott, webes alapú interfészt az ügyfél számára, amely úgy van beállítva, hogy a legjobban megfeleljen a vásárló szokásainak. Az ügyfél alkalmazottjai ezt általában a vállalati intranethez hasonló felületként látják, míg a “külső” alkalmazások a vállalat honlapjára hasonlítanak. Ezután a dokumentumok nyomtatásra kész formátumba konvertálva bevitelre kerülnek a rendszerbe. Cégünk elvégzi a fájl előkészítésével kapcsolatos összes feladatot, beleértve a frissítést, hozzáadást, törlést is, továbbá felelősséget vállal a teljes rendszerkezelésért.
Nyomtatási munkák megrendelése
A nyomtatási munkák megrendelése, mint folyamat, egy internetes boltban való vásárlásra hasonlít. A belső illetve külső rendszerfelhasználók – hozzáférési joguktól függően – megtekinthetik az egyes tételeket, és megrendelhetik azokat nyomtatott formában. Csak ezt követően kerül sor az egyes dokumentumok előállítására és kiszállítására közvetlenül a megrendelő személy részére vagy a megjelölt célállomásra.
Az adatok előkészítése
A dokumentum-előkészítési eljárás az előnézeti és nyomtatásra kész PDF fájlok, valamint az adatmezők létrehozásából áll. Ennek eredményeképpen a dokumentum készen áll az előnézeti és produktív nyomtatásra, beleértve az oldalbeállításokat és egyéb tulajdonságokat. Minden listázott dokumentum hordoz információkat a szerzőjére, verziószámára, érvényességére, létrehozásának dátumára, stb. vonatkozóan.
Összetett dokumentumok
A BrightDoc rendszer egyik egyedülálló tulajdonsága, hogy képes az egyes fejezeteket illetve a dokumentum egyes szakaszait egyetlen kiadvánnyá összekombinálni, ami ezt követően egyben kinyomtatható. Ennek eredményképpen csökken az előállítás költsége, elsősorban azért, mert a felhasználóknak nem kell kinyomtatniuk a felesleges fejezeteket és szakaszokat, továbbá nem kell egyszerre megrendelniük a teljes anyagot.
A dokumentumok személyre szabására az adatmezők szolgálnak. Ezek értékeit az ezzel megbízott rendszergazda állítja be egy webes alapú alkalmazásban minden felhasználó számára, akik ezután egyszerűen csak beírják a személyes adataikat, és személyre szabott dokumentumokat tudnak létrehozni. Ez a megoldás minimálisra csökkenti a nyomtatás előtti folyamat hibáit, ugyanakkor gyorsabb megoldást kínál a személyre szabott dokumentumok előállítására. Ilyen módon személyre szabható például egy általános oktatási anyag a tanfolyam nevével és dátumával, vagy akár a tanfolyamon résztvevők nevével is.