Elektronikus dokumentumkezelés - A szolgáltatás leírása
BrightDoc szoftverünk az elektronikus dokumentumkezelést és a nyomtatási megrendelések kezelését segíti. Korszerű eszközt kínál azon ügyfeleink számára, akik kis formátumú dokumentumok és kiadványok rendszeres előállítását igénylik. Funkciói között megtalálható az ügyfél dokumentumainak web alapú archívumba rendezése, a dokumentumok megtekintése, a nyomtatások megrendelése és azok szükség szerinti frissítése. Ezenfelül a BrightDoc irányítja a felhasználói és a szétküldési címeket tartalmazó adatbázisokat, ami a napi használatot hatékonnyá és felhasználóbaráttá teszi.
Rendszerleírás
A BrightDoc egy olyan elektronikus dokumentumkezelő rendszer, amely a vállalati dokumentáció rendszerezésére és az arra vonatkozó nyomtatási megrendelés leadásával foglalkozik. A szolgáltató szerverén található, nyomtatásra kész formátumban tárolt dokumentumok online archívuma. Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a dokumentumokat és az egyéb vállalati anyagokat (brosúrák, kézikönyvek, oktatási segédanyagok) rendszerezzék, naprakészen tárolják, és rendben tartsák. Ezenfelül lehetővé teszi a dokumentumok központi és egységes elosztását mind a vállalaton belül, mind pedig kifelé irányulóan.
Beállítás és működés
A BrightDoc megfelelő működéséhez mindenképpen szükséges, hogy minden ügyfélhez külön beállításokat alakítsunk ki. Ezt követően a dokumentumok elhelyezésre kerülnek a rendszerben – egyenként, vagy kötegesen. A dokumentumok frissítése, hozzáadása illetve törlése az előzetes megállapodás szerinti kezelési eljárásnak megfelelően történik. Mindemellett a kívánt anyagok nemcsak személyre szabhatók és kombinálhatók az egyes rendszerfelhasználók kívánságai szerint, hanem akár néhány példányban is megrendelhetők nyomtatott formában, ami feleslegessé teszi a raktározásukat.
Biztonságos hozzáférés a partnerek és az alkalmazottak részére
A BrightDoc lehetővé teszi az egyes felhasználók hozzáférési jogainak szabályozhatóságát. Míg egyes felhasználók belső vállalati dokumentumokat is elérhetnek, mások csak például a vállalati brosúrák megtekintésére jogosultak, ugyanakkor azok a felhasználók, akik széleskörű hozzáférési jogokkal rendelkeznek, az összes dokumentummal dolgozhatnak. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy az ügyfél az adatokat egyetlen helyen tárolhatja, ugyanakkor a hozzáférés szabályozása is biztosítva van.
Az adatok személyre szabása is lehetséges
A BrightDoc egy hatékony eszköz az adatok személyre szabására, ugyanis bármely dokumentumba beállíthatók olyan adatmezők, amelyeket mindenki a saját igényei szerint tölthet ki. Ha például egy felhasználó névjegykártyákat akar nyomtatni, akkor csak be kell írnia a nevét, a beosztását és az elérhetőségi adatait, ezután pedig minden egyéb automatikusan kinyomtatásra kerül az előre megtervezett sablon alapján (beleértve a dizájnt és az elrendezést is).