Elektronikus dokumentumkezelés - A szolgáltatás előnyei
BrightDoc szoftverünk az elektronikus dokumentumkezelést és a nyomtatási megrendelések kezelését segíti. Korszerű eszközt kínál azon ügyfeleink számára, akik kis formátumú dokumentumok és kiadványok rendszeres előállítását igénylik. Funkciói között megtalálható az ügyfél dokumentumainak web alapú archívumba rendezése, a dokumentumok megtekintése, a nyomtatások megrendelése és azok szükség szerinti frissítése. Ezenfelül a BrightDoc irányítja a felhasználói és a szétküldési címeket tartalmazó adatbázisokat, ami a napi használatot hatékonnyá és felhasználóbaráttá teszi.
Központosított dokumentumkezelés
A dokumentumok BrightDoc rendszerben való elhelyezésével és a megfelelő dokumentumkezelési eljárásoknak köszönhetően az egész vállalat adatai egy helyen tárolhatók. Ez az adattárolás virtuális, és minden adatfrissítés egyetlen helyen megy végbe. A teljes rendszer a Copy General szerverein található, így nem igényel IT infrastrukturális beruházást az ügyfél részéről. A klienscég alkalmazottai egy webes interfészen keresztül férnek hozzá az adatokhoz, amely bárhonnan és bármikor, “otthonról” és külföldről egyaránt elérhető.
A nyomtatási megrendelések optimalizálása
A napi 24 órás hozzáférés és a digitális nyomtatási technológia révén az ügyfelek nyomtatási megrendeléseiket akármilyen kicsi mennyiségben is le tudják adni, így nincs szükség nagyobb megrendelések leadására és anyagok tárolására, valamint arra sem kell törekedni, hogy minél több, teljesen különböző megrendelést adjanak le egyszerre a költséghatékonyság érdekében. A tárolással kapcsolatos költségek megszűnnek, a dokumentumok mindig naprakészek, és nincs redundancia vagy költséges hulladék.
Egységes dokumentumstílus
A vállalati anyagok közös helyen tárolása segíti a dokumentumok stílusának és formátumának egységes kezelését mind a vállalaton belül, mind a partnerhálózatban (forgalmazók, szolgáltató szervezetek). A BrightDoc lehetővé teszi a céges anyagok egységes dizájnjának létrehozását és fenntartását. Mindemellett a dokumentumsablonok elkészítéséhez csupán a személyre szabáshoz szükséges adatokat kell megadnia a felhasználónak, így kiküszöbölhetők azok a hibák, amelyek a szokásos másolási és exportálási folyamatok közben fordulnak elő. A megrendelés leadása előtt lehetőség van a dokumentumok előnézetének megtekintésére is, ami tovább csökkenti a hibázási kockázatot.
Dokumentumbiztonság
Mivel a dokumentumok tárolása a professzionális szolgáltatónál történik, így teljes biztonságban vannak. Nem veszhetnek el, és nem sérülhetnek meg a vállalat informatikai rendszerének meghibásodása, vagy egy tájékozatlan alkalmazott ténykedése miatt. A Copy General IT rendszere szilárd, rendszeres tartalékmentések készülnek róla, és több helyen van megosztva. Processzorunkat magas szintű biztonsági intézkedésekkel tervezték, és rendszeres ellenőrzésen megy át.
Információk a megrendelés állapotáról és történetéről
A megrendelés részletes története BrightDoc rendszerünk szerves része. Alkalmazható költségellenőrzésre is, azonban a történetileg lezárt megrendelések újranyomtatásához is könnyen használható. Ily módon a személyre szabott mezőket és az összetett dokumentumokat nem kell újra létrehozni, amivel idő takarítható meg, különösen összetettebb megrendelések esetében.